Mivy LabsMontageplanning zonder Excel.
Een Excel-lijst werkt prima zolang alles volgens plan gaat. Maar een klant die verzet, een ziekmelding of een levering die niet komt, en je bent een uur aan het bellen en schuiven. Zo maak je je planning rustiger, met of zonder app.
Waarom Excel gaat knellen
Excel is gemaakt om te rekenen, niet om mensen te plannen. Het gaat meestal mis op dezelfde plekken:
- Er is één bestand, maar er zwerven drie versies rond.
- De monteur ziet de planning niet onderweg, dus hij belt of appt.
- Informatie over de klus (maten, foto's, bijzonderheden) staat ergens anders.
- Na de klus moet iemand op kantoor alles nog overtypen voor de factuur.
Herken je twee of meer van deze punten? Dan kost je planning je waarschijnlijk elke week uren.
Stap 1: één plek voor de planning
Spreek af dat er maar één planning is die telt. Niet het whiteboard én de Excel én de groepsapp. Kies één plek en zet alles daar in. Wijzigingen gebeuren alleen daar.
Stap 2: per klus dezelfde vaste gegevens
Maak een vast rijtje dat bij elke klus hoort, zodat een monteur nooit hoeft te bellen:
- Adres en telefoonnummer van de klant
- Wat er gemonteerd wordt, met maten of werktekening
- Bijzonderheden: parkeren, sleutel, hond, steiger nodig
- Hoeveel tijd je ervoor rekent
Stap 3: de monteur ziet alleen zijn eigen dag
Een monteur hoeft niet de hele weekplanning te zien. Geef hem zijn eigen dag op zijn telefoon, met de klussen in volgorde. Dat scheelt vragen en fouten.
Stap 4: werkbon direct op locatie afronden
Laat de monteur ter plekke foto's maken, de uren invullen en de klant laten tekenen. Dan staat alles meteen op kantoor en hoeft niemand achteraf briefjes uit te zoeken. Je kunt sneller factureren, en bij een discussie heb je de foto's en de handtekening.
Stap 5: plan ruimte voor de onverwachte dingen
Plan de week niet tot de laatste minuut vol. Een vast blok per week voor service en nazorg voorkomt dat één uitloop de hele planning omgooit.
Wanneer is een app de moeite waard?
Heb je één of twee monteurs en weinig wijzigingen, dan kom je met een goed ingerichte gedeelde agenda een heel eind. Werk je met meerdere ploegen, inmeters en service, dan levert een planningsapp snel tijd op, omdat planning, werkbon en foto's op één plek staan.
Wij bouwden daarvoor zelf Haaks Software, eerst voor ons eigen montagebedrijf. Past een standaard app niet bij hoe jij werkt? Dan kan het ook op maat.
Veelgestelde vragen.
Kan ik mijn montageplanning gratis digitaal doen?
Ja, met een gedeelde agenda zoals Google Agenda of Outlook kom je bij een klein team al een eind. Je mist dan wel werkbonnen, foto's en handtekeningen op één plek.
Wat is het verschil tussen een planbord en een planningsapp?
Een planbord laat zien wie waar is. Een planningsapp koppelt daar de klusinformatie, werkbonnen en foto's aan, en de monteur ziet het op zijn telefoon.
Hoe krijg ik monteurs mee met een nieuwe manier van plannen?
Houd het simpel: ze moeten alleen hun eigen dag zien en een werkbon kunnen afronden. Laat één monteur het eerst een paar weken testen en pas aan op zijn feedback.
Elke woensdag zo'n tip in je mail? Meld je aan voor de Werkbrief →
Vertel wat je nodig hebt.
Mail ons, je krijgt binnen een werkdag antwoord.